Segmentacion de las operaciones de Almacen

Las operaciones de un almacen deben segmentarse de acuerdo a su naturaleza, limites físicos y geográficos, para que la eficiencia en sus operaciones sea resultado del control establecido en cada entidad que lo componen, de esta forma se ofrece granularidad mediante controles basicos en funcion al nivel de profundidad que se requiera implementar

“Divide y Venceras”.

En la entrada anterior, vimos que existen clasificaciones muy generales de acuerdo al tipo de articulo que se almacena, y en las primeras entradas vimos que el catalogo de artículos debe ser apoyado en una subdivisión de los mismos artículos en diferentes clases o familias.

Considerar el siguiente caso:

La empresa “Alameda”, en el rubro de inventarios mantiene operaciones:

• Recepcion y Devolucion:
• Recepcion de Materias Primas a proveedores
• Recepcion de Refacciones, Herramientas, Equipos y Utensilios
• Recepcion de Producto Terminado
• Devoluciones de Materiales desde Proceso
• Devoluciones de Producto Terminado o Bienes de Consumo desde clientes
• Devoluciones a Proveedores
• Seleccion, Surtimiento y Logistica:
• Seleccion de Materiales para surtimiento
• Entrega de refacciones y utensilios a mantenimiento y Limpieza
• Envio de Materiales a consumo
• Despacho de pedidos

Podriamos imaginar esta labor de almacen como un todo, un almacen que controla TODO

 

Puede resultar facil imaginar un almacen con estas caracteristicas, hay materias primas, hay producto terminado, refacciones, equipo, utensilios, etc, y todo esta en un estado global, donde no hay divisiones ni distinciones. “El Control” se lleva a cabo desde la puerta de entrada hasta el ultimo resquicio del negocio. Detras de semejante administracion se pueden encontrar un sinnumero de complicaciones. Si esta organizacion realmente existiera implementada en un ERP o WMS, un simple listado de existencias arrojaria una cantidad realmente obscena de paginas para visualizar. Y la verdad una administracion asi representa un verdadero reto, ya que lo mas probable es que usted se vuelva loco antes de lograr su cometido.

Siguiendo la recomendacion de la segmentacion de las operaciones, podriamos establecer la siguiente estructura para la administracion de inventarios en la empresa “Alameda”

Podemos observar en la imagen anterior, que segmentando las operaciones obtenemos de inicio 3 almacenes: “Refacciones y Utensilios”, “Materias Primas” y “Producto Terminado”. A su vez esta transicion de 1 almacen a 3 almacenes esta subdividida, y nos encontramos entonces con las ubicaciones de almacen, que bien pueden ser “virtuales”, o pueden estar dadas en funcion a los limites fisicos o geograficos de la entidad. Ya en esta ultima instancia podemos encontrar a los articulos, que a su vez estarian organizados por clase o familia de articulos.

En base a esta organizacion que se establecio para la empresa “Alameda”, encontramos que los articulos sujetos a almacenaje estan organizados de acuerdo al siguiente nivel de profundidad:

Nivel de Profundidad	Division
1	ALMACEN
2	UBICACION
3	CLASE O FAMILIA (ATRIBUTO)
4	ARTICULO

Es obvio que el nivel de profundidad propuesto no es limitativo ya que hay empresas que llevan el control de inventarios hasta numeros de calle, nivel de estante, numero de pallet, etc, sin embargo, la profundidad propuesta representa un buen comienzo pero sobre todo, maduro.

Entendiendo la Naturaleza del Piso de Almacen

Los almacenes tienen fines especificos, como el de resguardar, mantener, manejar y conservar bienes o mercancias. Y principalmente representan un primer acercamiento hacia la tarea de Distribucion y Comercializacion de dichos bienes o mercancias.

Antes de adentrarnos un poco hacia el control de las operaciones basicas de un almacen, hemos de enteder de primera mano su naturaleza, para despues poder establecer sus objetivos.

De acuerdo a mi experiencia, y en funcion al tipo de articulos que posee, un almacen puede estar dentro de la siguiente clasificacion:

Materias Primas

Donde se almacenan TODOS aquellos articulos que son necesarios para la produccion,  y donde el estado de conservacion de los articulos almacenados en un almacen de materias primas es “Virgen”, es decir, en su empaque.

Materiales Semi-Elaborados o Productos en Proceso

Donde se almacenan Aquellos articulos que son producto de un proceso intermedio, El articulo almacenado no es Virgen, pero de acuerdo a sus caracteristicas tampoco es un Producto Terminado.

Refacciones y Materiales Auxiliares.

Donde se almacenan todos los articulos que son necesarios para el funcionamiento de la maquinaria y los equipos, como lubricantes, tornilleria, materiales de limpieza, papeleria, material electrico, Consumibles de oficina, etc.

Producto Terminado

Donde se almacenan unicamente los articulos que son destinados para su Venta.

A la vez que se implementa algun tipo de control en el piso de almacenamiento, es necesario realizar subdivisiones, por ejemplo,  aunque exista la clasificacion anterior, se debe establecer un control "por separado" que permita ejercer control sobre los inventarios que se encuentren en areas fisicas diferentes (Facilities) y es IMPRESCINDIBLE identificar cuales seran los almacenes que seran destinados exclusivamente para que sus articulos sean Consumidos en los diferentes Procesos (Almacenes de Consumo o Reguladores)

Con estas clasificaciones podemos continuar entonces, ya que las clasificaciones de los almacenes en funcion a su naturaleza fiscal, o de acuerdo a sus funciones, no es necesaria por el momento para implementar controles basicos

La llegada de los materiales al Piso de Almacenamiento

La recepcion de los articulos al inventario, es la parte primordial del manejo de materiales, esta actividad produce existencias e incrementa el valor del inventario, su conteo al recibir debe ser facil y se deben identificar aquellos sucesos que sean extraordinarios a una recepcion estandar o normal, por tanto esta actividad debe ser registrada y dentro de sus registros debe contar con Informacion precisa, que permita en cualquier momento consultar y ver de manera grafica o visual la llegada de los articulos.

Algo importante antes de continuar, se esta suponiendo que existe un sistema de informacion de la empresa, ya sea ERP o al menos un WMS, donde ya existe informacion debidamente cargada y validada de catalogo de proveedores, catalogo de clases de articulos, catalogo de articulos, ligas entre proveedores y articulos, tiempos de entrega, lotes economicos,  stock maximo y minimo, y otros controles que son necesarios para entrar al control de llegadas

El control de la llegada de los materiales debe ser tan preciso que no debe haber lugar a ambiguedades. Para lograr esto, se deben establecer politicas como:

• Todo Proveedor debe estar identificado en Sistema de Gestion
• Un articulo puede ser proveido por al menos un proveedor
• Cada articulo tiene asignado un proveedor por defecto
• Para cada llegada de articulo existe una Orden de Compra
• % de Exceso o Faltante en cada recepcion
• Cada llegada cuenta con una Remision o Factura
• Una misma factura o Remision no puede servir de soporte a mas de una llegada
• Aspectos de calidad del articulo asi como especificaciones tecnicas pueden hacerse exigibles
• Deben existir unidades de almacenamiento
• Debe existir apoyo visual para la identificacion de los articulos que llegan al almacen

Considero que no hay necesidad de profundizar en la descripcion de cada una de estas politicas, sin embargo, sientase libre de emitir sus comentarios o dudas. Por otra parte estas politicas ayudaran a evitar sucesos como:

• Que no exista informacion de proveedor en sistema
• Que el proveedor surta volumenes fuera de lo acordado, con faltantes o excedentes
• Que exista duplicidad en la informacion generada
• Recibir articulos fuera de especificacion

El registro en El sistema debe ser lo mas amplio posible, usted puede despreciar cierta informacion inicialmente, que despues le puede ser de gran utilidad

Medios Electronicos para Llegadas:

Dependiendo del giro de la empresa, muchos almacenes optan por incluir dentro de sus controles a medios electronicos. Su implantacion depende mucho del grado de adaptabilidad, los mas comunes son: Codigos de Barras Bidimensionales o Tridimensionales y RFID (Identificacion por Radiofrecuencias). Con RFID no tengo ninguna experiencia, por lo que no puedo aportar en ese respecto.

Personalmente he trabajado con Codigos de Barra, y para el control de un inventario unitario, en el que se cuenta por piezas, creo que es conveniente, sin embargo, para inventarios mezclados que los diferentes articulos tengan Kg, Pz, Bultos, Cm, Etc, se requiere un estricto control para llevarlo con Codigos de Barras. Para el caso de la informacion del manejo de la informacion de inventarios los QR son mis favoritos, en un pistolazo se levantan varios campos a la vez y la talacha de numeros y calculos los realiza el programa que procese la informacion, los recomiendo ampliamente para la identificacion de los articulos que ingresan al almacen.

Preparando el Piso de Almacenamiento

El efectivo Control de Piso depende en un principio de un adecuado control de los inventarios, su registro y sus estadisticas para la toma de decisiones, no hay forma de que el piso de produccion tenga una operacion ordenada si no hay orden en el piso de almacenamiento.

Dentro de todos sus estandares cada almacen que constituye la empresa (Refacciones, Materiales, Energeticos y Servicios) debiera tener la capacidad de reflejar cada uno de sus parametros de una forma CUANTITATIVA, es decir, el almacen, por cada parametro debe reflejar un numero que indique su posicion actual, y este numero debe ser comparado contra los limites de ese parametro, para saber si se lleva a cabo de manera correcta dicho control.

Antes de comenzar a ver informacion con respecto a elementos de control de inventarios, es necesario organizar y preparar el almacen para su uso. Si, aunque suene ridiculo, muchos almacenes, a pesar de que se encuentran en funcionamiento, carecen de caracteristicas como organizacion del almacen en areas, clasificacion de los materiales y articulos, categorias de los articulos, metodos de almacenamiento, metodos de control; Y que deben definirse, establecerse y llevarse a cabo. Todo esto por supuesto, dependiendo del giro de la empresa.

Se debe establecer una categoria o clasificacion para cada tipo de articulo que compone el inventario: Esto es necesario, y su requisito persigue varios fines, como facilitar la distribucion fisica del almacen (Layout), presentar de manera individual cada familia de articulos en reportes financieros y directivos. Una clasificacion puede ser por ejemplo: Cartones, Bandas, Cintas, Lubricantes, Materiales de Limpieza, Tintas, etc.

Ejemplo:

Clase	Descripcion
10	Cartones
20	Bandas
30	Cintas
40	Lubricantes
50	Materiales de Limpieza
60	Tintas

Se debe establecer codificacion para cada articulo: Independientemente del periodo de tiempo que permanezca un articulo en almacen, el articulo debe ser codificado y dado de alta en el Sistema de Gestion de Almacen, o en su defecto en el ERP, con el fin de asegurar la UNICIDAD en la informacion generada. Recomiendo que el codigo de control interno, tenga relacion con la clase a la que pertenece el articulo.

Ejemplo:

Codigo	Clase	Descripcion
10001	10	Carton Tipo A
10002	10	Carton Tipo B
20001	20	Banda Tipo 1
40001	40	Aceite 40SW
50001	50	Jabon en Gel
60001	60	Tinta de Codificador

Si ya existe una codificacion de Clases y Articulos, no es recomendable realizar ningun cambio en su estructura, a menos que el equipo de trabajo lo encuentre verdaderamente necesario. Por otra parte, para muchas empresas resulta comodo adoptar los codigos de proveedor de sus articulos, o bien utilizan la numeracion de codigo de barras homologado, de los articulos que almacenan. Lo cual puede ser correcto, siempre y cuando se mantenga tambien la clasificacion de loss articulos de forma adecuada.

Debe existir una politica de manejo de materiales, si son articulos perecederos se tendra que aplicar PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) en cambio, si no son productos caducables y la empresa decide, se podra utilizar UEPS (Ultimas Entradas Primeras Salidas). Para este utlimo caso, lo definira el area contable por concernir a cuestiones financieras o fiscales.

En cuanto a disposicion de Espacios, podemos definir que es necesario tener delimitadas las siguientes areas:

• Llegadas
• Retencion
• Picking
• Preparacion
• Carga

Considerando esto como muy basico, estamos entonces en disposicion de comenzar a definir mecanismos de control para el piso de almacenamiento. Probablemente parezca insuficiente esta preparacion, sin embargo, integrando esta base inicial con los metodos que se iran implementando, al final tendremos un eficiente y robusto control de piso de almacenamiento.

La Importancia del Piso de Almacenamiento

¿Que fue primero, la gallina o el huevo?; ¿Que control debe ir primero, La Produccion o Los Inventarios?. Aplicando esta analogia al Control de Piso, muchos, siguiendo sus necesidades, pero principalmente siguiendo sus instintos, llegan directo y plano al piso de produccion, para luego darse cuenta que es necesario primero abordar los inventarios para crear nuevas actividades o en el mejor de los casos realizar algun ajuste a las actividades actuales.

En la entrega anterior mencione que las actividades de Control y Manejo de los inventarios de materiales, materias primas y energeticos asi como de otros recursos que no son propiamente productos o semi-elaborados, era una actividad totalmente diferente y ajena a la actividad de la produccion.

Las entradas en este blog tratan de ser demostrativas, mas no limitativas, si usted y su equipo de trabajo consideran que el control en el piso de almacenamiento es lo suficientemente maduro para ya no requerir de ningun ajuste, entonces adelante, entre de lleno al piso de produccion, aunque de manera extraordinaria yo recomendaria por lo menos realizar un Check-List para revisar la parte inventarios antes, para evitar reajustes posteriores.

De acuerdo a mi experiencia, antes de empezar a empaparnos en el fascinante mundo del Control de Piso en las Actividades de Produccion, y antes de querer ver y entender conceptos como "Ordenes de Produccion", "Descarga de Materiales", "Lanzamientos", "Pronosticos", etc, es necesario entender que, al igual que en el piso de produccion, en el piso de almacenamiento existe la necesidad de generar registro de las actividades, por tanto si no se cuenta con un sistema que permita registrar las actividades del almacen, se recomienda a iniciar con el uso de un buen Sistema de Gestion de Almacen (Warehouse Management System). Ahora bien, la informacion a generar estara intimamente ligada a informacion establecida de manera gerencial, como Proveedores, Ordenes de Compra, etc. por lo que se requiere que esta informacion este debidamente estructurada de manera tal que no haya oportunidad a obtener ambiguedades en la extraccion de la informacion.

El piso de almacenamiento es el motor principal del piso de produccion, si el piso de produccion fuera el motor de un coche, el piso de almacenamiento seria la marcha, por tanto, si no hay marcha no hay operacion, si la marcha es defectuosa, la operacion resulta defectuosa. Por tanto no hay forma que el piso de produccion tenga una operacion ordenada si no hay orden en el piso de almacenamiento.

El piso de Almacenamiento o el Almacen en si como departamento en cualquier empresa es demeritado incluso por el area de reclutamiento y seleccion, pues los perfiles del personal para ocupar puestos en almacen se han mantenido a la fecha bajos, es decir, las competencias para colaborar en un almacen no son exigidas en cierto nivel de preparacion, y esta situacion es tambien permitida por los mismos administradores de Almacenes.

Afortunadamente esto ultimo no es inconveniente para establecer controles, metodos y mecanismos para registrar debidamente las actividades del piso de almacenamiento, ya que se van detectando requerimientos tecnicos, tecnologicos y de capacitacion, y esto ayudara a establecer los perfiles adecuados para la ocupacion de cada puesto en el cuadro basico del almacen

Metodos y Mecanismos del Control de Piso

Cuando hablamos de Control de Piso, establecemos por default que es un control universal para "controlar" la produccion. O al menos eso es lo que nos dice la mayoria de la literatura. Pero en las entradas anteriores hemos visto que no es asi, Un efectivo control de Piso, engloba actividades que no son exclusivas del area de produccion y por tal motivo se requiere en el equipo de trabajo personal de cada una de las areas que consituyen la empresa

La etimologia nos dice que la palabra Metodo es un medio utilizado para llegar a un fin, y la palabra Mecanismo, se refiere a la totalidad de componentes que se encuentran en la disposicion propicia para su funcionamiento. Y con esto podemos deducir que, para llegar al control de Piso, podemos establecer medios, y estos pueden o no comprender tambien maquinarias o elementos, refieriendose esto, propiamente a las tecnologias de control, que en lo posterior se estara viendo dentro de las mismas entregas.

A continuacion, se mencionaran algunos mecanismos y metodos asi como sus indicadores mas comunes utilizados en la toma de decisiones.

Control de Inventarios

• Recepcion de Materiales
• Manejo de Materiales
• Intercambio de Materiales

Indicadores Generales: Evaluacion de proveedores, recepciones completas, incompletas y porcentajes. Dias de Inventario y Retorno, Productividad de labores y Penalizaciones, parametros de distribucion Interna. Costos de Distribucion, Almacenamiento, Volumenes en Entrega de Materiales (Embarques o Surtimientos), Recepcion de Productos Terminados, Devoluciones de Productos terminados y Devoluciones de Materiales y Materias Primas, Movimientos de Materiales, Productos, Refacciones, energeticos, etc, entre almacenes e Instalaciones.

Algunos me preguntan, el por que yo incluyo actividades de control de inventarios como actividades del control de piso, y mi base es en funcion a que las diferentes actividades en un almacen son completamente ajenas y diferentes a las de un piso de produccion, es decir, el almacen se puede encontrar en una planta productiva o en un piso de produccion, pero su espacio es reservado y sus actividades se limitan al estricto control y manejo de los materiales, materias primas, refacciones y energeticos, dependiendo del giro del almacen. Por tanto, tenemos 2 pisos que controlar, 1 que es el piso de almacen y el otro que es el piso de Produccion, ambos diferentes, con actividades de diferentes naturalezas, pero intimamente ligados a un solo objetivo, de ahi la dependencia entre los 2 y de ahi la necedad mia de considerar el control de los inventarios diferente al control de la produccion.

Control de Produccion

• Programacion de la Produccion
• Surtimiento de Materiales
• Consumo de Materiales
• Conteo de Produccion
• Segmentacion de Produccion
• Inventarios en Proceso

Indicadores Generales:  Eficiencias de Operacion, Medicion de Desempeño de Programacion, Eficiencia en Surtimiento, Alcance de Insumos, Costos de Produccion, costo de Oportunidad, Gastos Generales.

Control de Capacidad

• Carga de Trabajo
• Maquinaria
• Centros de Trabajo
• Operaciones de Capacidad
• Rutas de Proceso

Idicadores Generales: Capacidad Total, Capacidad Demostrada, Capacidad Tasada, Balance de Carga, Colas de Proceso, Tiempos Efectivos de Proceso, Tiempos Muertos de Proceso, eficiencia de Maquinaria, Costo Maquina.

Existen muchos, pero muchos mas metodos que se pueden implementar y asu vez tambien existen un sinnumero de indicadores que se pueden obtener a raiz de las implementaciones, resultaria poco productivo enlistar TODOS, y tambien resultaria muy aventurado establecer que una efectiva implementacion de Control de Piso debe incluir todos y cada uno de los metodos y que todos sus indicadores deberian ser utilizados.

Control de Piso, Conformando el Equipo de Trabajo

Deciamos en la entrada anterior que el Control de Piso es el resultado de la implementacion de 1 conjunto de Metodos y Mecanismos, pero, esta definicion tal vez resulte muy poco convencional y hasta cierto punto vaga, ya que al momento de decir 1 conjunto, dejamos la puerta abierta para que el numero de metodos y mecanismos vayan desde 1 hasta infinito. Tambien mencione que el alcance de la implementacion (es decir, el numero de metodos y mecanismos a implementar) depende de las necesidades de la empresa principalmente, de su viabilidad y finalmente de deficiencias tecnicas o tecnologicas. De acuerdo a esto ultimo, establecemos entonces que, Control de Piso es un conjunto de Metodos y Mecanismos definidos y establecidos en base a la(s) necesidad(es) de la empresa y a su viabilidad de implementacion. Como analogia puedo decir, que la empresa es el avion, y la informacion obtenida a traves del control de piso es "La Caja Negra", solo que a diferencia del avion, La empresa no necesita accidentarse para poder ver "que paso".

No me considero un experto en la implementacion de Control de Piso, la experiencia que cuento en el tema de implementaciones apenas cubre la fabulosa cantidad de 1 partiendo de cero, sin embargo he de decir que esta implementacion fue exitosa, asi que el desempeño de mis implementaciones es 1 de 1, sin embargo el exito se debio mas que nada a un trabajo en conjunto y no al de una sola persona. Pero hablando en serio, para la implementacion es necesario que se defina exactamente que quiere obtener la empresa; Y una vez obtenido que uso se le va a dar; Y definir ademas si la informacion va a ser requerida de manera permanente para determinar su viabilidad ya que puede resultar costoso, para obtener una informacion que solo se va a utilizar 1 sola vez o con un periodo de frecuencias muy largos.

Retomando el tema del equipo de trabajo, vamos suponiendo que estamos comenzando de cero, una sola persona NO PUEDE lograr el resultado (Y menos desde cero), necesita de un equipo de trabajo para poder delegar todas y cada una de las responsabilidades y actividades  que son necesarias para llevar a cabo las implementaciones. Ademas se requiere de personas que tengan cierto expertise en lo que ellos desempeñan dentro de la empresa. El equipo de trabajo debe ser MULTIDISCIPLINARIO, y debe contar con al menos 1 persona de cada departamento instituido dentro de la empresa.

Pero, ¿que tipo de personal debe formar parte de este equipo de trabajo?, ¿Cuales son el tipo de habilidades con que debe contar?, o la pregunta mas importante y a la que le dare mayor puntualidad:

¿Con que nivel de autoridad debe contar el personal que comprende el equipo de trabajo?

Esta es quizas la pregunta medular, y dependiendo de su respuesta es que puedo anticiparme si la implementacion sera un exito o fracaso. El staff o el grupo multidisciplinario, debiera estar conformado por cada 1 de los lideres o Jefes de cada una de las areas, ya que de manera directa o indirecta , en algun momento de la implementacion se necesitara cambiar, corregir o crear una nueva actividad y el responsable del area tendra que avalar o justificar el porque si, o porque no realizar algun cambio.

Se sugiere sea de la siguiente forma, tal y como muestra el grupo:

Equipo de Trabajo

 y se sugiere establecer el siguiente orden Jerarquico del Proyecto:

 

Establecido esto, el lider de proyecto funge como ENLACE entre los intereses de la empresa y el equipo de trabajo, y cada uno de los miembros del equipo de trabajo tiene autoridad para llevar a cabo actividades o cambios basados en las necesidades que vaya encaminando la implementacion.

Notese tambien que, Sistemas y TI, esta un poco por encima del nivel jerarquico de los demas integrantes, y es muy importante aclarar esto, Sistemas es quien define donde y como se registra la informacion, buscara la forma mas viable de hacerlo y para ello debera tener mayor capacidad de decision que culquier otro miembro.

En la siguiente entrega, ahora si mencionare y describire los metodos y mecanismos comunmente implementados en pro de la obtencion del Control de Piso