Puntos de Control y Registro en el Piso de Almacenamiento

A diferencia de las areas aeronautica y ferroviaria, la “caja negra” en el ambito de manufactura y de servicios a traves de los PCR, no solo registra las ultimas 2 horas antes de suscitarse un “incidente”, sino que desde su implementacion proporciona fundamento para generar mas informacion, principalmente estadistica y probabilistica. La informacion que generan estos modelos de trabajo que se basan en estadisticas y en informacion de produccion relevante, consumos, desviaciones, capacidades, pedimentos, alcances, costos de oportunidad, entre otros modelos, facilitan la toma de decisiones a futuros en plazos inmediato, corto y largo plazo.

Naturaleza de los PCR a implementar

Los Puntos de Control y Registro nacen de la necesidad de medir, y como dice una frase muy utilizada en estos medios “Lo que no se mide, no se controla”, por ende, “Lo que no se puede controlar, no se puede administrar”, pero abundando un poco mas en nuestro tema, podemos decir que la necesidad de medicion tiene 2 naturalezas posibles: Registro de Informacion Cuantitativa, que se refiere precisamente al entorno de dimensiones de medidas, como pueden ser de Volumen, Peso, Presion. Por otra parte, se tiene tambien el Registro de Informacion Cualitativa, que si bien es cierto se refiere necesariamente a medicion, no se refiere a una medida que sea tangible, como por ejemplo el “Grado de Satisfaccion del Cliente” en donde no puedes medir la satisfaccion del cliente por el tamaño que tenga su sonrisa

Dentro del piso de almacenamiento existen Procesos Criticos, y en el orden que suceden se deben establecer estos PCR. Dentro de la clasificacion y de acuerdo a convencion podriamos establecer los siguientes PCR cuantitativos basicos para la alimentacion del ERP o WMS en el caso de llegada de materiales al piso de Almacenamiento:

• Recepcion de Materiales, implementos e insumos, donde se debe requisitar al menos lo siguiente y dependiendo de la naturaleza del almacen:
  • Orden de Compra o Documento Compromiso, donde se establecieron las condiciones comerciales como Precio, formas de pagos, descuentos, etc.
  • Factura y/o Remision
  • Codigo, Numero de Pieza y/o Modelo
  • Descripciones de los articulos recibidos
  • Cantidades especificadas en unidad de medida
  • Lotes, fechas de Caducidad y/o consumo preferente
  • Generacion de Tarjeta de Identificacion de Almacen para internar el articulo al o a los almacenes
    • Codigo, Descripciones, unidad de medida, area de almacenamiento, informacion adicional, etc
• Analisis, Inspecciones de Calidad o Catalogacion(Si es que se cuenta con un area de Calidad)
  • Verificar que el o los articulos recibidos cumplan con las especificaciones tecnicas, caracteristicas y de dimensiones solicitadas al proveedor
  • Generacion de Tarjeta de Identificacion de Calidad
    • Codigo, Descripciones, unidad de medida, identificacion de Aprobado o Rechazado
• Surtimiento, Distribucion o Despacho
  • Numero de solicitud (Vale, Orden de Produccion, otro documento)
  • Codigo, Numero de Pieza y/o Modelo
  • Cantidad en unidad de medida
  • Area destino

Cuando la naturaleza de la recepcion es por concepto de devolucion interna, tambien se debe de considerar la existencia de una politica interna que establezca lineamientos y mecanismos para este tipo de transacciones, esto debido a que cuando un material es extraido del almacen es con la intencion de consumirlo o utilizarlo, entonces la politica es para evitar que el material llegue en condiciones que compliquen su almacenamiento o en su defecto que su devolucion al almacen ponga en riesgo la integridad de otros materiales.

Ahora bien, algo importante que hay que resaltar, y es que, el establecer puntos de control y registro proporciona una valiosa herramienta para obtener informacion, sin embargo, el exito o el fracaso de los mismos depende precisamente de que se lleve a cabo el registro en la forma en que este fue diseñado, la interpretacion y los puntos de vista de los particulares que lo realicen suelen provocar distorsiones en la informacion recabada y escenarios pesimistas ante la implementacion misma y los resultados que esta derive, un PCR eventual que podemos establecer para monitorear estos sucesos es:

• Verificacion de Inventario Fisico, que consiste en constatar fisicamente las unidades existentes teoricas o Inventario Teorico (de ERP o WMS) haciendo la comparacion Fisico VS Teorico

Obviamente este ultimo PCR no esta completo si no se cuentan con los basicos para la salida de materiales del piso de Almacenamiento, que se estara revisando en la proxima entrada